Päivitetty 22.12.2021
Asiakkaiden henkilötietoja kerätään asiakasrekisteriin eri palveluiden yhteydessä. Tästä rekisteriselosteesta selviää, mitä tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 30 artikla, Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §.
1. Rekisterinpitäjä
Nimi
Indoor Group konsernin yritykset (myöhemmin ”Indoor Group”, joihin kuuluu Indoor Group Oy ja Insofa Oy).
Yhteystiedot
Kuninkaalantie 19, 01300 Vantaa
2. Rekisterin nimi
Indoor Group asiakasrekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyä tehdään oheisissa tarkoituksissa:
- Asiakassuhteen hoitoon
- Asiakkaalle tehtäviin tarjouksiin
- Asiakkaan tilauksiin
- Laskutukseen
- Asiakasyhteydenpitoon
- Asiakkaalle tehtävään sähköiseen markkinointiin mikäli asiakas on antanut siihen luvan
- Indoor Groupin tietojärjestelmien ja palvelujen ylläpitoon ja kehittämiseen
4. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteriin voidaan tallettaa oheisia henkilötietoja:
- Rekisteröidyn nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Käyttäjätiedot, kirjautumishistoria ml. IP-osoite, tallennettu ostoskori ja ostohistoriaAsiointimyymälät
- Tarjous, myyntitilaus- ja toimitustiedot
- Mahdollinen maksusitoumus kaupungilta tai vastaavalta arkistoituna
- Suostumus sähköiseen markkinointiin
Mahdollinen kielto lähettää hänelle ei-sähköistä suoramarkkinointia.5. Säännönmukaiset tietolähteet
- Asiakastiedot saadaan rekisteröintilomakkeista, tilauksista ja muista rekisteröidyn rekisterinpitäjälle verkkokaupassa tai myymälöissä antamista tiedoista. Näiden lisäksi tietoja saadaan verkkokaupan käytöstä havainnoituina (evästeet) ja asiakkaan suostumuksen mukaisesti oheisiin käyttötarkoituksiin jaoteltuina:Markkinointi - Mainonnan kohdentamiseksi asiakkaan selaimelle asetettavat evästeet mahdollistavat mainonnan kohdentamisen siten, että markkinointikumppaneidemme sivustoilla näkyvä mainonta olisi käyttäjälle mahdollisimman kiinnostavaa. Tämän käyttötarkoituksen poisrajaaminen tekee näytettävästä mainonnasta huomattavasti satunnaisempaa.
- Sosiaalinen media - Käyttäjällä on mahdollisuus vaikuttaa sosiaalisen median palveluiden käyttäjän verkkopalveluiden tietojen havainnointiin kytkemällä evästeet pois. Tämän käyttötarkoituksen poisrajaaminen tekee näytettävästä mainonnasta huomattavasti satunnaisempaa.
Sähköiseen suoramarkkinointiin (kuten sähköposti, tekstiviestit) pyydetään asiakkaalta erikseen lupa henkilötietolain mukaisesti. Suoramarkkinointikielto ja kielto luovuttaa osoitetietoja muille yrityksille tallennetaan asiakkaan erillisen ilmoituksen perusteella.
5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tilaus- ja toimitustietoja välitetään toimituksia varten varastointi-, ajonsuunnittelu- ja kuljetuskumppaneille. Tilaustuotteen tapauksessa tietoja välitetään myös tavarantoimittajille. Henkilötietojen luovuttaminen tai jakaminen henkilötietojen käsittelijöille voi olla tarpeen mainosmateriaalin toimitusta tai mainonnan suorittamiseksi verkossa. Tietoja voidaan luovuttaa myös EU:n ja ETA:n ulkopuolelle tietosuojalakien rajoissa.Kaupungilta tai vastaavalta saatu maksusitoumus voidaan lähettää maksusitoumuksen antajalle liitteenä tai selvityksenä laskun tarkastusta varten.
6. Tietojen säilytys ja poistaminen
Asiakasrekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin asiakkuuden voidaan katsoa olevan aktiivinen.
Tarjousta säilytetään viikko sen voimassaolon päättymisen jälkeen, minkä jälkeen tiedot poistetaan. Tilaus-, toimitus- ja laskutustiedot ovat kirjanpitoaineistoa, ja niitä säilytetään kirjanpitolain mukaisesti. Tämän jälkeen tiedot poistetaan.
Markkinointirekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kun lupa markkinointiin on voimassa.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ja tietojen käsittelyyn ovat oikeutettuja vain työntekijät, joiden työtehtäviin tämä nimenomaisesti kuuluu. Kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeudet on rajattu käyttäjätasojen ja henkilökohtaisten käyttöoikeuksien avulla ainoastaan henkilön työtehtävän tai käyttäjäroolin mukaisiin tarpeellisiin tietoihin. Vaitiolovelvollisuus sitoo henkilötietoja käsitteleviä työntekijöitä.
Tietojärjestelmien ja tietoliikenteeseen käytetyt laitteistot sijaitsevat suljetuissa tiloissa. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan säännönmukaisesti kopioimalla. Järjestelmät on suojattu palomuurilla ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja vastaan.
Tietoja luovutetaan tietosuoja-asetukseen ja henkilötietolakiin perustuen vain tunnistetuille asiakkaille heitä itseään koskevasta pyynnöstä tai viranomaiselle ilmoitusvelvollisuuden johdosta.
8. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus tarkistaa kaikki tietosuoja-asetuksessa mainitut, kuten oheiset:
- tarkastaa tietonsa
- saada virheelliset tai puutteelliset tiedot oikaistuiksi
- saada tietonsa poistetuksi, ellei laillinen syy tätä estä
- vastustaa ja rajoittaa tietojensa käyttöä (esimerkiksi markkinointiin)
- saada tietonsa haltuunsa sähköisesti luettavassa muodossa.
Tietosuojaa koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti asiakaspalvelulle käyttäen Indoor Groupin asiakassivustolta (Asko.fi) löytyvää palautelomaketta.