Palvelut - Tietosuojaseloste - Tietosuojaseloste

INDOOR GROUP OY:N KONKURSSIPESÄN TIETOSUOJASELOSTE

1 YLEISTÄ

Tässä tietosuojaselosteessa annamme Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 ("tietosuoja-asetus") edellyttämiä tietoja rekisteröidyille eli henkilöille, joiden henkilötiedoiksi luettavia tietoja voidaan käsitellä osana konkurssipesän toimintaa ja sen lukuun toimivan pesänhoitajan lakisääteisten tehtävien hoitamista. Kerromme kuinka konkurssipesä kerää, säilyttää ja muulla tavoin käsittelee konkurssipesään ja sen lukuun toimivan pesänhoitajan tehtäviin liittyviä henkilötietoja.

2 REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterinpitäjänä toimii Indoor Group Oy konkurssipesä (Y-tunnus: 3600091-8) ("rekisterinpitäjä", "konkurssipesä" tai "me") tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Velallisyhtiö on Indoor Group Oy (Y-tunnus: 1512332-9) ("velallisyhtiö").

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on pesänhoitaja, asianajaja Tuomas Penttilä ja postiosoite Indoor Group Oy konkurssipesä, c/o Eversheds Asianajotoimisto Oy

Fabianinkatu 29 B, 00100 Helsinki.

Konkurssiin ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät yhteydenotot pyydetään toimittamaan sähköpostilla osoitteeseen .

Pesänhoitajan ja konkurssiasiamiehen yhteisrekisterinpitäjyys koskien konkurssi- ja yrityssaneerausasioiden asianhallintajärjestelmää on kuvattu tarkemmin kohdassa 11.

3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn keskeisenä tarkoituksena on konkurssilaista ja muusta soveltuvasta lainsäädännöstä konkurssipesälle ja sen lukuun toimivalle pesänhoitajalle seuraavien velvoitteiden hoitaminen. Henkilötietoja käsitellään vain tietosuojalainsäädäntöön perustuvilla lakisääteisillä oikeusperusteilla.

Pääasiallinen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on konkurssipesää ja sen lukuun toimivaa pesänhoitajaa velvoittavien lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen. Tällaiset lakisääteiset velvoitteet tulevat pääosin konkurssilaista ja työlainsäädännöstä.

Alla olevassa taulukossa on listattu ryhmittäin käsittelyn käyttötarkoitus, oikeusperuste sekä käsiteltävät henkilötietoryhmät. Tarkempi kuvaus käsiteltävien henkilötietoryhmien sisällöstä on kohdassa 4.

Käyttötarkoitus	Oikeusperuste	Henkilötietoryhmät
Omaisuuden, kirjanpitoaineiston ja muun aineiston (esim. henkilötietorekisterien) haltuunotto (KonkL 8:9 ja 14:5, laki verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta 13.2 §, 2 kohta)	Lakisääteinen velvoite	Velallisyhtiön tiedot Velallisyhtiön velkojien tiedot Velallisyhtiön asiakkaiden tiedot Velallisyhtiön työntekijätiedot Velallisyhtiön osakkeenomistajien ja vastuuhenkilöiden tiedot Velallisyhtiön sopimuskumppaneiden tiedot Konkurssipesän sopimuskumppaneiden tiedot
Palkkaturvaa koskevat tehtävät (KonkL 14:5.1,3)	Lakisääteinen velvoite	Velallisyhtiön työntekijätiedot
Pesäluettelon ja/tai velallisselvityksen laatiminen (KonkL 9:1 ja 9:2)	Lakisääteinen velvoite	Velallisyhtiön velkojien tiedot Velallisyhtiön tiedot Velallisyhtiön osakkeenomistajien ja vastuuhenkilöiden tiedot Velallisyhtiön sopimuskumppaneiden tiedot Velallisyhtiön työntekijätiedot
Saatavien selvittäminen sekä jakoluettelon ja konkurssipesän lopputilityksen laatiminen	Lakisääteinen velvoite	Velallisyhtiön tiedot Velallisyhtiön velkojien tiedot Velallisyhtiön osakkeenomistajien ja vastuuhenkilöiden tiedot Velallisyhtiön sopimuskumppaneiden tiedot Velallisyhtiön asiakkaiden tiedot
Juoksevaan hallintoon kuuluvat tehtävät (esim. konkurssipesän kirjanpidon hoitaminen) (KonkL 14:5.1,9)	Lakisääteinen velvoite	Velallisyhtiön tiedot Velallisyhtiön velkojien tiedot Velallisyhtiön osakkeenomistajien ja vastuuhenkilöiden tiedot Velallisyhtiön sopimuskumppaneiden tiedot Konkurssipesän sopimuskumppaneiden tiedot Velallisyhtiön työntekijätiedot Velallisyhtiön asiakkaiden tiedot
Konkurssipesän omaisuuden muuttaminen rahaksi (realisointi) (KonkL 14:5.1,7 ja 17:3)	Lakisääteinen velvoite	Velallisyhtiön tiedot Velallisyhtiön sopimuskumppaneiden tiedot Konkurssipesän sopimuskumppaneiden tiedot Velallisyhtiön asiakkaiden tiedot
PEP- ja pakotelistatarkastukset huutokauppatilanteissa	Lakisääteinen velvoite	Muiden kolmansien osapuolten tiedot
Virtuaalisen datahuoneen (VDR) ylläpito ja käyttö omaisuuden realisoinnin yhteydessä	Oikeutettu etu (konkurssipesän oikeutettu etu saada omaisuudesta paras mahdollinen hinta velkojien eduksi)	Velallisyhtiön tiedot Velallisyhtiön osakkeenomistajien ja vastuuhenkilöiden tiedot Velallisyhtiön sopimuskumppaneiden tiedot

4 HENKILÖTIETORYHMÄT

Konkurssipesä käsittelee velallisyhtiön, velkojien sekä velallisyhtiön asiakkaiden ja työntekijöiden tietoja. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä konkurssipesän lukuun toimivan pesänhoitajan lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi, kuten esimerkiksi konkurssipesän omaisuuden haltuun ottamiseksi sekä konkurssisaatavien määrittelemiseksi. Alla olevassa taulukossa on määritelty tarkemmin kohdassa 3 tarkoitetut henkilötietoryhmät.

Henkilötietoryhmä	Ryhmän tietosisältö
Velallisyhtiön tiedot	Tiedot velallisyhtiön omistajien sekä hallituksen ja johtoryhmän jäsenten nimistä ja rooleista; tiedot velallisyhtiön työntekijöiden nimistä, yhteystiedoista ja työsuhteista
Velallisyhtiön asiakkaiden tiedot	Tiedot velallisyhtiön asiakkaista sekä asiakkaiden edustajien yksilöinti- ja tuntemistiedot
Velallisyhtiön velkojien tiedot	Velallisyhtiön velkojiin ja heidän edustajiinsa liittyvät yksilöinti- ja tuntemistiedot
Velallisyhtiön työntekijätiedot	Tiedot työntekijöiden nimistä, yhteystiedoista ja henkilötunnuksesta sekä tiedot koskien työsuhteita, kuten työsopimukset, työsuhteen kesto, työntekijöiden tehtävät, palkkatiedot, tiedot ammattiliittojen jäsenyydestä, sairaslomatodistukset
Velallisyhtiön osakkeenomistajien ja vastuuhenkilöiden tiedot	Tiedot velallisyhtiön osakkeenomistajien nimistä, omistusosuuksista, yhteystiedoista ja henkilötunnuksista sekä muista omistukseen ja osakaslainoihin liittyvistä tiedoista
Velallisyhtiön sopimuskumppaneiden tiedot	Velallisyhtiön sopimuskumppaneihin ja heidän edustajiinsa liittyvät yksilöinti- ja tuntemistiedot
Konkurssipesän sopimuskumppaneiden tiedot	Konkurssipesän sopimuskumppaneiden ja heidän edustajiinsa liittyvät yksilöinti- ja tuntemistiedot (esimerkiksi konkurssipesän ja konkurssipesän lukuun toimivan pesänhoitajan velvoitteiden hoitamiseksi pakolliset ulkoiset palveluntarjoajat mm. kirjanpitoon, palkanlaskentaan ja omaisuuden realisointiin liittyen)
Muiden kolmansien osapuolten tiedot	Esimerkiksi huutokauppatilanteissa konkurssipesä saattaa tehdä PEP- ja pakotetarkastukset tarjouksen tehneistä tahoista, jolloin käsitellään yksilöintitietoja (mm. nimi).

5 HENKILÖTIETOJEN LÄHTEET JA PÄIVITTÄMINEN

Konkurssipesä kerää henkilötietoja pääasiassa suoraan rekisteröidyiltä ja velallisyhtiöltä. Lisäksi henkilötietoja voidaan saada myös kolmansilta tahoilta, kuten pankeilta, viranomaisilta (esim. vero- ja ulosottoviranomaisilta) sekä julkisista tai yksityisistä rekistereistä, jos tietojen kerääminen on tarpeellista konkurssipesän ja sen lukuun toimivan pesänhoitajan lakisääteisten velvoitteiden ja tehtävien suorittamiseksi.

6 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA VASTAANOTTAJARYHMÄT

Konkurssipesä voi luovuttaa henkilötietoja seuraaville tahoille:

viranomaisille, kuten Oikeusrekisterikeskukselle, Verohallinnolle, KEHA-keskukselle, Konkurssiasiamiehen toimistolle (mukaan lukien konkurssien ja yrityssaneerausten Kosti-tiedonhallintajärjestelmä) ja tuomioistuinlaitokselle;
konkurssipesän velkojille (esimerkiksi jakoluetteloehdotuksen käsittelyn yhteydessä);
konkurssipesän sopimuskumppaneille, kuten kirjanpitäjälle ja palkanlaskijalle sekä muille konkurssipesän lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi välttämättömille konkurssipesän alihankkijoille;
liiketoiminnan ostajalle, mikäli liiketoiminta tai osa siitä myydään osana konkurssia;
kolmansille osapuolille, kuten vakuutusyhtiöille, eläkeyhtiölle, pankeille ja ammattiliitoille; sekä kiinteistöjen, osakkeiden ja/tai muun omaisuuden ostajille, mikäli konkurssipesän omaisuutta myydään osana konkurssia, sekä potentiaalisille ostajille due diligence -prosessin yhteydessä (esimerkiksi virtuaalisen datahuoneen kautta).

Henkilötietoja luovutetaan tai niihin annetaan pääsy vain siinä määrin kuin se on tarpeen konkurssipesän hoitamista varten soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa. Konkurssipesä tekee konkurssipesän lukuun henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa sopimuksen henkilötietojen käsittelystä. Jokainen palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain palvelun tarjoamisen edellyttämässä laajuudessa.

7 HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN KOLMANSIIN MAIHIN

Konkurssipesän käsittelemiä henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ("EU/ETA") ulkopuolelle.

On kuitenkin mahdollista, että konkurssipesän lukuun toimivan pesänhoitajan lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi konkurssipesän henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin EU/ETA:n ulkopuolelle on välttämätöntä. Tällaisesta tilanteesta voi olla kyse esimerkiksi silloin, kun konkurssipesän velkoja sijaitsee EU/ETA:n ulkopuolella ja saataviin liittyvien tietojen siirtäminen tällaiselle velkojalle on välttämätöntä esimerkiksi jakoluetteloehdotuksen käsittelyä varten. Lisäksi on mahdollista, että jotkin rekisterinpitäjän käyttämät palveluntarjoajat sijaitsevat EU/ETA:n ulkopuolella.

Mikäli konkurssipesän henkilötietoja rajatuissa tilanteissa siirretään EU/ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä varmistaa, että siirrot tapahtuvat tietosuojalainsäädännössä vahvistettujen edellytysten sallimissa rajoissa, kuten Euroopan komission mallisopimuslausekkeita tai muuta tietosuoja-asetuksessa nimettyä siirtomekanismia käyttäen.

8 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA TAI SÄILYTYSAJAN MÄÄRITTÄMISKRITEERIT

Konkurssipesä säilyttää henkilötietoja vähintään niin pitkään kuin se on tarpeellista konkurssilaista konkurssipesälle ja sen lukuun toimivalle pesänhoitajalle seuraavien velvoitteiden hoitamiseksi. Lisäksi konkurssipesällä on lakisääteisiä velvoitteita säilyttää tietoja vielä konkurssimenettelyn päättymisen jälkeenkin.

Kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaisesti konkurssivelallisen kirjanpitoaineiston osalta kirjanpitokirjoja säilytetään kymmenen ja tositteita kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Jos konkurssipesä on itse ollut kirjanpitovelvollinen harjoittamansa liiketoiminnan perusteella, säilyttää konkurssipesä kirjanpitoaineistoaan kirjanpitolain mukaisesti. Lisäksi konkurssilain 19 luvun 8 §:n mukaisesti pesänhoitajan on säilytettävä konkurssipesän selvitykseen ja hoitoon sekä omaisuuden rahaksi muuttamiseen ja konkurssipesän hallintoon liittyvä keskeinen asiakirja-aineisto vähintään kymmenen vuotta lopputilityksen hyväksymisestä. Keskeiseen asiakirja-aineistoon kuuluvat muun muassa pesäluettelo, velallisselvitys, lopputilitys sekä konkurssipesän kannalta merkityksellisen omaisuuden myyntiä koskevat asiakirjat. Säilytettävistä asiakirjoista säädetään tarkemmin oikeusministeriön asetuksella 502/2004. Tietoja voidaan myös säilyttää oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai siltä puolustautumiseksi oikeusprosessin edellyttämän ajanjakson ajan.

Konkurssipesän lukuun toimiva pesänhoitaja huolehtii velallisyhtiön kirjanpitoaineiston ja konkurssipesän asiakirja-aineiston tietoturvallisesta hävittämisestä, kun laissa tai muussa konkurssipesän lukuun toimivaa pesänhoitajaa velvoittavassa sääntelyssä säädetyt säilytysperusteet ja -ajat lakkaavat.

Säilytettävät aineistot	Säilytysaika
Konkurssipesän kirjanpitoaineisto	Kirjanpitokirjat 10 vuotta ja tositteet 6 vuotta tilikauden päättymisestä
Konkurssipesän selvitykseen ja hoitoon sekä omaisuuden rahaksi muuttamiseen ja konkurssipesän hallintoon liittyvä keskeinen asiakirja-aineisto	Vähintään 10 vuotta lopputilityksen päättymisestä

9 KÄSITTELYN TURVALLISUUS

Konkurssipesän henkilötietojen suojan varmistamiseksi toteutetaan ja ylläpidetään seuraavia teknisiä ja organisatorisia suojatoimenpiteitä:

tietoturvaa ja tietosuojaa koskevat sisäiset ohjeistukset ja määräykset;
salassapitosopimukset ja -sitoumukset;
käyttöoikeuksien ja käytönvalvonta;
tietojen salaus ja pseudonymisointi; sekä
tuotantotilojen ja muiden luottamuksellisia asiakirjoja sisältävien alueiden fyysinen ja ulkoinen suojaus.

Tietoja ei käytetä profilointiin, eikä käsittely sisällä automaattista päätöksentekoa.

10 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröitynä sinulla on käytettävissäsi oikeuksia, jollei konkurssipesän lain mukaisista velvollisuuksista, kuten pesänhoitajan salassapitovelvollisuudesta, tai asianajajan salassapitovelvollisuudesta muuta johdu. Tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten oikeus vastustaa käsittelyä, peruuttaa suostumus tai siirtää tietoja kolmannelle osapuolelle, eivät pääsääntöisesti sovellu konkurssipesän henkilötietojen käsittelyyn. Tämä johtuu siitä, että konkurssipesä käsittelee henkilötietoja lakisääteisten tehtäviensä ja velvoitteidensa perusteella, eikä esimerkiksi suostumuksen, oikeutetun edun tai yleisen edun perusteella.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 nimetylle konkurssipesän yhteyshenkilölle. Pyynnön voi tehdä vapaamuotoisesti. Voimme kysyä tarkentavia kysymyksiä, jos pyynnön toteuttaminen sitä edellyttää.

Tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä ja kantelun laatimisesta on saatavilla tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa ja https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.

Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihisi	Sinulla on oikeus tietää, käsitteleekö konkurssipesä henkilötietojasi, ja mitä henkilötietoja konkurssipesä käsittelee. Voit myös pyytää jäljennöksen henkilötiedoistasi. Lisäksi sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilötiedot. Oikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Konkurssipesä voi kuitenkin periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen hallintomaksun pyytämistäsi lisäjäljennöskappaleista. Mikäli teet pyynnön sähköisesti, etkä ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa.
Oikeus oikaista tietosi	Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään.
Oikeus poistaa tietosi	Sinulla voi olla oikeus tietyissä tapauksissa poistaa tietosi. Henkilötietojen poistopyyntöä ei voida kuitenkaan toteuttaa, mikäli henkilötietoja säilytetään lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Konkurssin ja pesänhoidollisten tehtävien luonteesta johtuen oikeus poistaa tietoja on hyvin rajattu.
Oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä	Sinulla on oikeus tietyissä tapauksissa pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle	Sinulla on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot ettei tietosuojalainsäädäntöä ole noudatettu henkilötietojesi käsittelyssä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.

11 YHTEISREKISTERINPITÄJYYS

11.1 Yleistä

Laki konkurssi- ja yrityssaneerausasioiden asianhallintajärjestelmästä (667/2019; "Kosti-laki") säätelee asianhallintajärjestelmän ylläpidosta ja käyttötarkoituksesta sekä asianhallintajärjestelmään liittyvistä vastuista ja yhteisrekisterinpitäjyydestä. Tämän kohdan 11 tarkoituksena on informoida rekisteröityjä konkurssiasiamiehen ja pesänhoitajan yhteisrekisterinpitäjyyttä koskevista asioista.

11.2 Yhteisrekisterinpitäjät

Konkurssiasiamiehen toimisto

Postiosoite: Unioninkatu 16, 00130 Helsinki

Puhelinnumero: 029 566 5111

Sähköposti: ">

Yhteyshenkilö: Konkurssiasiamiehen toimiston tietosuojavastaava

Konkurssiasiamiehen toimiston ajantasaiset yhteystiedot löytyvät konkurssiasiamiehen verkkosivuilta konkurssi- ja yrityssaneerausasioiden asianhallintajärjestelmän tietosuojaselosteesta ("Kosti-tietosuojaseloste") (Kostin tietosuojaseloste - Konkurssiasiamiehen toimisto).

Konkurssipesän pesänhoitaja

Pesänhoitaja: Tuomas Penttilä

Postiosoite: Indoor Group Oy konkurssipesä, c/o Eversheds Asianajotoimisto Oy

Fabianinkatu 29 B, 00100 Helsinki

Sähköposti: ">

Konkurssiasiamies ja pesänhoitaja toimivat Kosti-lain 1 §:n 3 momentissa tarkoitetun asianhallintajärjestelmän osan yhteisrekisterinpitäjinä, kun asianhallintajärjestelmää käytetään tiedon välittämiseen pesänhoitajalta velkojille ja velalliselle taikka velkojilta pesänhoitajalle.

11.3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Asianhallintajärjestelmän tarkoituksena on välittää konkurssiasiamiehelle tietoa konkurssihallinnon valvomiseksi sekä mahdollistaa tiedonvälitys pesänhoitajalta konkurssiasian velkojille ja velalliselle taikka velkojilta pesänhoitajalle.

Pääasiallisena oikeusperusteena henkilötietojen käsittelylle on pesänhoitajaa ja konkurssiasiamiestä velvoittavien lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

11.4 Yhteisrekisterinpitäjien vastuunjako

Konkurssiasiamies huolehtii järjestelmän ja siihen tallennettujen tietojen tietoturvallisuudesta. Tarkempaa tietoa konkurssiasiamiehen henkilötietojen käsittelystä asianhallintajärjestelmään liittyen löytyy Kosti-tietosuojaselosteesta.

Pesänhoitaja vastaa järjestelmään tallennettujen tietojen lainmukaisuudesta, esimerkiksi tietojen tarpeellisuuden ja oikeellisuuden osalta. Selvennyksenä todetaan, että velkojat vastaavat tallentamiensa tietojen oikeellisuudesta sekä tietojen oikaisemisesta ilman aiheetonta viivytystä Kosti-lain 2 §:n 3 momentin mukaisesti.

11.5 Yhteyspiste

Konkurssiasiamies toimii tietosuoja-asetuksen 26 artiklan 1 kohdan mukaisena yhteyspisteenä, jolle osoitetaan kaikki Kosti-asianhallintajärjestelmään liittyvät henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut.